AIが怖かった私が月残業20時間削減した方法

先月、後輩が会議の議事録をNottaで自動生成しているのを見て、正直、泣きそうになりました。私が1時間かけて手打ちしていた議事録を、10分で仕上げていたんです。

「もう自分、いらないんじゃないか」

そんな気持ちが胸をよぎりました。でも、そこから3ヶ月。怖がっていた私がAIツールを業務に取り入れた結果、月の残業が20時間減りました。

今回は、AIが怖かった私が実際にやったことを、手順つきで全部書きます。特別なスキルは何もいりません。必要なのは「まず1つだけ試す」という気持ちだけです！

【前提】なぜ「月20時間」減るのか（30秒で分かる仕組み）

PwCの2026年調査によると、日本企業の生成AI活用率は87%まで上昇しています。でも個人レベルでは「何から始めればいいか分からない」という声がまだまだ多いのが現実です。

ポイントは、毎日やっている「地味な定型作業」にAIを当てること。ある中小企業の支援事例では、5つの業務をAI化しただけで1人あたり月20時間の削減を実現しています。

内訳はこうです。日報で5時間、メール対応で4時間、資料作成で4時間、議事録で4時間、報告書で3時間。合計20時間。どれも「考える仕事」ではなく「まとめる仕事」なんです。

【手順①】まず業務を15分単位で棚卸しする

いきなりツールを入れても続きません。最初にやるべきは、自分の1日を15分単位で記録することです。

私は3日間だけ、スマホのメモ帳に「何に何分使ったか」を書き出しました。すると、1日の中で「文章をまとめる作業」に2時間以上使っていることが分かりました。

この「まとめる系」の作業こそ、AIが得意な領域です。ここを特定するだけで、次のステップがぐっと楽になります！

【手順②】無料のChatGPTで「メール」から始める

いきなり全部をAI化しようとすると挫折します。私のおすすめは、メールのドラフト作成から始めること。

理由は簡単で、毎日やるから練習回数が多いし、失敗しても修正が効くからです。ChatGPTの無料版で十分始められます。

プロンプトのコツは、5つの情報を入れること。「誰に送るか」「目的」「伝えたい内容」「トーン（丁寧 or カジュアル）」「文字数の目安」。これだけで、かなり使えるドラフトが出てきます。

例えばこんな感じです。

「取引先の経理部長に、請求書の送付遅延をお詫びするメールを書いてください。丁寧なトーンで、200文字程度。遅延理由はシステム移行によるもの。来週月曜に再送予定。」

これで出てきた文章を、自分の言葉に少し直して送る。最初の1週間はこれだけで大丈夫です◎

【手順③】議事録をNotta＋ChatGPTで自動化する

メールに慣れたら、次は議事録です。ここが一番時間を食っていたので、効果も大きかったです。

私が使っているのはNotta（月額1,185円〜、年払い）です。ZoomやTeamsと連携して、会議を録音しながら自動で文字起こししてくれます。話者識別もしてくれるので、「誰が何を言ったか」も分かります。

文字起こしデータをChatGPTに貼り付けて、「この会議の議事録を、決定事項・TODO・次回までの宿題の3つに分けてまとめてください」と指示すれば、30分かかっていた議事録が10分以下で完成します。

対面の会議が多い方は、PLAUD NOTE（本体27,500円前後）というAIボイスレコーダーもおすすめです。胸ポケットに入れておくだけで録音から要約まで自動でやってくれます。

【手順④】資料作成はGammaで一気に時短する

社内プレゼンや報告用のスライド、手作業で作っていませんか？

Gammaというツールを使うと、プロンプト1つでデザイン性の高いスライドが自動生成されます。月額約1,200円〜のPlusプランで十分使えます。

「先月の売上報告を5枚のスライドにまとめてください。グラフは棒グラフ希望。対象は部長向け。」

こんな指示で、たたき台が数分で出てきます。そこから自分で微調整する方が、ゼロから作るよりずっと早い。私の場合、資料作成にかかる時間が月4時間減りました！

【手順⑤】日報・報告書はテンプレ＋AIで定型化する

日報は毎日のことなので、小さな短縮でも月単位では大きいです。

やり方はシンプル。1日の終わりに箇条書きのメモを5行だけ書いて、ChatGPTに「この内容を以下のフォーマットで日報にしてください」と投げるだけです。

フォーマットは一度作れば使い回せます。毎日15分の短縮でも、月に換算すると約5時間の削減になります。

報告書も同じ考え方で、スプレッドシートのデータをコピペして「この数字をもとに月次報告書のドラフトを書いてください」と指示すれば、叩き台が出てきます。

【注意点】やりがちな失敗3つ

① AI出力をそのまま使う

調査によると、AIの出力を手直しして使っている人は90.6%です。そのまま提出すると、事実誤認やトーンのズレでトラブルになります。必ず自分の目で確認して、最低1箇所は自分の判断を入れてください。

② 一気に全部やろうとする

5つの業務を同時にAI化しようとすると、どれも中途半端になります。まず1つだけ。2週間続けて慣れたら、次の1つ。このペースが一番定着します。

③ 無料版にこだわりすぎる

最初は無料版で十分ですが、業務で本格的に使うなら有料プランがおすすめです。ChatGPT Plusは月約3,000円。セキュリティ面でも、有料プランのほうが会話データの学習利用をオフにできます。月20時間の残業が減ると考えれば、十分すぎる投資です。

【まとめ】今日からできること

振り返ると、私がやったことはとてもシンプルでした。

1. 15分単位で業務を棚卸し（3日間だけ）
2. メールのドラフトからChatGPTを使い始める
3. 議事録をNotta＋ChatGPTで自動化
4. 資料作成をGammaで時短
5. 日報・報告書をテンプレ＋AIで定型化

全部やる必要はありません。今日できるのは、手順①の「棚卸し」と、手順②の「メール1通をChatGPTで書いてみる」こと。この2つだけで十分です。

3ヶ月前、AIが怖くて仕方なかった私が言えるのは、「怖いまま触ってみたら、少しずつ味方になってくれた」ということ。完璧に使いこなす必要はなくて、まず1つだけ、試してみてください！

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また次のnoteでお会いしましょう💁🏻‍♀️