Claudeを使い始めて、メール返信が半分の時間になった

こんにちは！ひなこです。

先月から業務メールの下書きにClaudeを使い始めたんですが、体感で返信にかかる時間が半分くらいになりました。最初は「AIにメール書かせるなんて、ちょっと手抜きかな…」と思っていたんですが、全然そんなことなくて。むしろ丁寧なメールが増えました笑

そんなわけで今回は、私が実際にやっているClaudeを使ったメール返信の時短術を3ステップでシェアします！

なぜメール返信にClaudeなのか

メールって、内容を考える時間より「どう書くか」に悩む時間のほうが長くないですか？

特にお断りのメールや、微妙なニュアンスの依頼メールは、言い回しを何度も直してしまいます。私は税理士の仕事でクライアントとのやりとりが多いので、毎日これに30分以上かかっていました。

Claudeは長文の文脈を理解するのが得意で、日本語のビジネスメールも自然に仕上げてくれます。ChatGPTも試したんですが、個人的にはClaudeのほうがビジネス文面の丁寧さが好みでした✨

食べながらAIを研究しています 😊

まず、返信したいメールの本文をコピーして、Claudeにそのまま貼り付けます。

このとき、最初に一言だけ指示を添えます。こんな感じです👀

「以下のメールに対して、丁寧に返信の下書きを作ってください。要点は①日程はOK ②資料は来週送るの2点です。」

ポイントは、伝えたい要点だけ箇条書きで渡すこと。文章を自分で考える必要はありません！

Claudeにもう一歩踏み込んで指示を出すと、精度がグッと上がります。

私がよく使うトーン指定はこの3パターンです。

これだけで、出力される文面がかなり変わります。試してみると驚きますよ！

Claudeが出してくれた下書きを、そのまま送ることはしません。必ず自分の目で読み直して、自分の言い回しに直します。

ただ、ゼロから書くのと「8割できた文章を直す」のでは、かかる時間がまったく違います。実際に計ってみたら、1通あたり平均5分から2〜3分に短縮されていました🙌

ここが大事なんですが、最後の仕上げは必ず自分でやる。これだけ守れば「手抜き」にはなりません。むしろ、浮いた時間で内容をもう一度確認できるので、ミスも減りました。

Claudeのプロジェクト機能を使うと、よく使う指示をまとめておけます。

私は「ビジネスメール返信用」というプロジェクトを作って、以下のようなシステム指示を入れています。

「あなたはビジネスメールの下書きアシスタントです。日本語で、相手との関係性を大切にした丁寧な返信を作成してください。署名は不要です。」

これを設定しておくと、毎回トーンの説明をしなくても安定した下書きが出てきます。地味ですが、毎日使うものだからこそ、この積み重ねが効いてきます◎

やっていることはシンプルで、①メールを貼る ②要点とトーンを指示する ③自分で仕上げる、これだけです。

特別なスキルは要りません。今日届いたメール1通で試せます。

私はこれで浮いた時間を、クライアントへの提案資料を丁寧に作る時間に使えるようになりました。AIに任せるところは任せて、自分にしかできないことに集中する。これが今の私なりの「AIとの付き合い方」です😊

今回も最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
ではまた、次のnoteでお会いしましょう💁🏻‍♀️